Es un momento difícil cuando un programa de violencia doméstica o agresión sexual recibe una citación que le pide información sobre un/a sobreviviente actual o anterior. La ley de Violencia Contra Mujeres (VAWA), la Ley de Servicios y Prevención de la Violencia Familiar (FVPSA) y la Ley de Víctimas de Crimen (VOCA) todas contienen provisiones fuertes de confidencialidad que limitan el compartir de la información personalmente identificable de víctimas. Los programas no pueden divulgar ninguna información de sobrevivientes sin una liberación escrita y firmada por el individuo que es completamente informada y tiene un límite de tiempo. Pero VAWA, FVPSA y VOCA también permiten el compartir limitado cuando una orden judicial lo obligue. Entonces, ¿es una citación una ‘orden judicial’? Bajo muchas circunstancias, la respuesta es no.

¿Qué es una citación?

Una citación es un documento escrito que le exige a un individuo que testifique en un caso específico, que le entregue información o los dos. La mayoría de las citaciones son emitidas por un/a abogado/a o fiscal en varios tipos de casos judiciales, incluyendo la corte criminal, la corte juvenil y los grandes jurados. En la mayoría de los estados, no se considera una orden judicial si no ha sido firmada por un/a juez/a. No importa quién les envió la citación, los programas nunca deben ignorarla y JAMÁS deben simplemente entregarle la información pedida sin objeciones y sin tomar medidas de protección. La respuesta apropiada variará y dependerá de varios factores.

¿Es una citación una ‘orden judicial’? Bajo la mayoría de las circunstancias, la respuesta es no. Los programas NUNCA deben simplemente entregar información como respuesta a una citación.

Actúe antes que la acción sea necesaria

Los programas deben hacer varias cosas antes de recibir una citación: 

1.    Establecer buenos políticas y procedimientos para guardar, retener y destruir los expedientes. Recuerde que menos frecuentemente es mejor. Cuánto más datos de clientes/as recopila, más riesgos de confidencialidad hay para víctimas. La mejor práctica para la recopilación de datos es recopilar y retener sólo la mínima cantidad de información necesitada por su agencia para proporcionar servicios centrados en víctimas. Se puede encontrar información general sobre la retención de datos en: www.techsafety.org/retention

2.    Desarrollar una política escrita que aborda cómo responder a citaciones y educarle a todo el personal sobre esos procedimientos. La política debe incluir:

  • Directrices generales sobre cómo el programa responderá,
  • Instrucciones para proporcionarle notificación inmediata a el/la director/a ejecutivo/a y/o la gerencia que se ha recibido una citación,
  • La designación de un/a empleado/a (frecuentemente el/la director/a ejecutivo/a) para ser la persona que ‘mantiene los expedientes.’ Ésta es la persona con la responsabilidad de mantener todos los expedientes del programa y de clientes/as y de responder formalmente a una citación para expedientes.
  • El proceso para comunicar con la persona cuya información se pide y para determinar qué quiere que el programa haga con su información. Esto debe incluir:
    • Identificar si la persona es o ha sido cliente/a del programa.
    • Determinar si hay un método seguro conocido para contactar a esa persona.
    • Identificar quién del programa hará el contacto.
    • Informarle a la persona de la petición, de qué información ha sido pedida, todas las opciones posibles para responder y las consecuencias posibles.
  • El proceso para asegurarse de que haya consentimiento que es verdaderamente informado para un/a sobreviviente que quiere que el programa comparta su información. Se debe avisarles completamente a clientes/as de las posibles consecuencias de divulgar su información y se debe determinar el método de obtener una liberación escrita.
  • El proceso para conectar a la persona con consejo legal, si es necesario.

3.    Establecer una relación con un/a abogado/a local que entiende las restricciones de confidencialidad impuestas por los privilegios estatutarios y las leyes federales y estatales y que también está dispuesto/a ayudarle al programa gratis o por honorarios descontados. Los programas también pueden contactar a ambar.org/subpoenadefense para materiales y capacitación para apoyarles a abogados/as en su área.

4.    Establecer relaciones colaborativas con otras organizaciones comunitarias y agencias, como la policía, las agencias del bienestar de menores, las autoridades de vivienda, etc. Es importante entender que las relaciones colaborativas no significan que automáticamente se comparte la información de sobrevivientes.  De hecho, es el contrario. Se debe educarles a todos los/las socios/as comunitarios/as sobre los requisitos de confidencialidad y que los programas no divulgarán información a menos que el/la sobreviviente quiere que lo hagan y complete una liberación escrita. 

Responder a una citación

Los programas que han recibido una citación NUNCA deben simplemente entregar información y siempre deben pedirle consejo legal a su abogado/a. La respuesta no será la misma cada vez, sino que dependerá de varios factores, incluyendo:

1.    ¿Fue firmada la citación por un/a juez/a u otro oficial judicial?

a.    Si no, es probable que no sea una orden judicial bajo las leyes locales y entonces no será una excepción a las obligaciones de confidencialidad establecidas por VAWA, FVPSA y VOCA y no se debe revelar información a causa de esa citación.

i.     ¡No se debe ignorar la citación!

ii.     El programa puede responder al llamarle/escribirle a el/la abogado/a que la emitió y pedirle que anule la citación, explicándole los requisitos de confidencialidad. No se debe darle ninguna información a el/la abogado/a, incluyendo si el/la sobreviviente es o alguna vez ha sido/a cliente/a del programa. Si no se anula la citación, el programa debe estar preparado para impugnar su validez en la corte.

b.    Bajo circunstancias muy infrecuentes, es posible que una citación sea firmada por un/a juez/a o un/a oficial judicial. En estos casos, el programa todavía puede llamarle a el/la abogado/a que la emitió para aprender más sobre las circunstancias que rodean la citación pero también debe estar preparado para comunicar con la corte mediante una moción u otra petición judicial.

2.    ¿Está el programa actualmente trabajando con el/la sobreviviente cuya información se pide o tiene una manera de contactar a el/la sobreviviente?

a.    El programa siempre debe tratar de contactar a el/la sobreviviente para avisarle de la citación, si puede hacerlo seguramente. Recuerde que la información pertenece a el/la sobreviviente, quien tiene el derecho de decidir quién la recibe y cómo el programa debe responder.  

i.     Aunque infrecuente, es posible que una citación sea una orden judicial que incluye un mandato que prohíbe que el programa le avise a la persona cuya información se pide. Si el programa recibe una citación así, el programa debe pedirle consejo a su abogado/a antes de comunicar con el/la sobreviviente.

b.    Si no puede contactar a el/la sobreviviente, el programa todavía tiene una obligación de impugnar la citación. Si las conversaciones informales con el/la abogado/a que la emitió no tienen éxito, el programa debe estar preparado para presentar una Moción de Anulación (o "Motion to Quash" en inglés). Los programas pueden pedir una plantilla para una Moción de Anulación al enviar un email a safetynet@nnedv.org.

c.    Si puede hablar con el/la sobreviviente, explíquele cuidadosamente su derecho de hacer que el programa impugne la citación y describa cualquier limitación que el programa tenga en cuanto a la confidencialidad.

i.     Si el/la sobreviviente no quiere que se revele la información, es la obligación del programa impugnar la citación al presentar una Moción de Anulación. El programa debe explicarle el proceso a el/la sobreviviente y asegurarse de que entienda que si la Moción no tiene éxito, el programa puede seguir impugnándola tanto como sea posible pero es posible que la corte le obligue divulgar alguna información. Si la Moción no tiene éxito y la corte le ordena al programa que divulgue la información, el programa debe considerar presentar una apelación a un tribunal superior.

ii.     Si el/la sobreviviente quiere que se divulgue la información, el programa debe explorar con el/la sobreviviente cómo se puede liberar la información:

  • Si el/la abogado/a de el/la sobreviviente es la persona que busca la información, generalmente es mejor anular la citación (porque le dice a la otra parte que la información existe) y hablar con el/la sobreviviente sobre la mejor manera de darle la información a su abogado/a.
  • Si es adversario/a que busca la información, y el/la sobreviviente quiere que el programa se la dé, el/la sobreviviente debe completar una liberación escrita, informada y con un límite de tiempo y el programa debe revelar sólo la información específica detallada en esa liberación y prepararse para impugnar cualquier petición de la citación para otra información (si es necesario).

3.    ¿Y si el programa ya no tiene la información que se pide?

a.    El programa no puede ni confirmar ni negar que tenga la información pedida porque eso confirma que ha trabajado con el/la cliente/a.

b.    Un programa puede llamarle o escribirle a el/la abogado/a que la emitió para decirle, "Usted nos ha pedido información de hace 2 años. La confidencialidad me prohíbe confirmar que conocemos a esa persona, pero sí le puedo decir que es nuestra política destruir todos los expedientes después de un año. Entonces, es improbable que tengamos nada relacionada a nadie de hace 2 años. ¿Quiere anular la citación?”

4.    ¿Y si el programa nunca le proporcionó servicios a el/la sobreviviente?

a.    El programa no puede ni confirmar ni negar que haya trabajado con un/a cliente/a. Si el programa niega que haya trabajado con una persona en algunos casos, negarse de confirmar ni negar en otros casos se convierte en una confirmación.

b.    Frecuentemente, la citación y el caso judicial darán información sobre cómo contactar a la persona. El programa puede llamarle a el/la abogado/a de la persona, decirle que ha recibido una citación relacionado a la persona, y pedirle hablar directamente con la persona sobre la citación.

i.     Es posible que la persona le dé consentimiento para divulgar que el programa nunca le proporcionó servicios.

c.    El programa todavía debe impugnar citaciones para información, incluso cuando el programa nunca le proporcionó servicios a esa persona. Esta impugnación le educa al sistema legal sobre la confidencialidad de programas. Una reputación de proteger vigorosamente la información resultará en que los/las abogados/as duden en enviarle al programa otra citación.   

Resumen

Para que los programas puedan proporcionarles los mejores servicios a sobrevivientes de violencia doméstica, agresión sexual, violencia relacional y acecho, es crítico mantener estrictamente confidencial su información. Recuerde que la información pertenece a el/la sobreviviente y no al programa. El/la sobreviviente retiene el derecho a decidir cuándo, cómo y qué información personal se compartirá o no se compartirá y con quién. Las agencias y los/las intercesores/as tienen la responsabilidad de respetar y honrar los deseos de la víctima y de proteger la información suya que recopile o guarde.