Este recurso forma parte del Conjunto de herramientas sobre confidencialidad en materia de trata de personas financiado por la OVC. Para obtener recursos específicos para los beneficiarios de subvenciones de la OVW, haga clic aquí.

Recibir un citatorio judicial en el que se solicita información sobre un cliente actual o anterior puede ser un momento estresante para un proveedor de servicios a víctimas. Según las obligaciones de confidencialidad establecidas en la Ley contra la Violencia hacia las Mujeres (VAWA), los programas no pueden divulgar ninguna información sobre las personas sobrevivientes sin una autorización por escrito, debidamente informada y con límite de tiempo, firmada por la persona en cuestión. La VAWA permite el intercambio limitado de información cuando lo exige una orden judicial válida; sin embargo, en la mayoría de los casos, un citatorio judicial no es en realidad una orden judicial. Este recurso está diseñado para ayudar a los proveedores de servicios a las víctimas a comprender qué es un citatorio judicial y cómo prepararse para recibirlo y responder a él de manera que se respeten sus obligaciones de confidencialidad. Es responsabilidad del proveedor respetar las decisiones de privacidad de las personas sobrevivientes sobre su propia información y rechazar cualquier intento de acceder a ella.

¿Qué es un citatorio judicial?

Un citatorio judicial es un documento escrito que exige a una persona testificar en un caso específico, entregar información o ambas cosas. La mayoría de los citatorios son emitidos por un abogado o fiscal en diversos tipos de casos judiciales, incluidos los civiles, penales y juveniles, y a veces por lo que se denomina el gran jurado. En la mayoría de los estados, no se considera una orden judicial a menos que esté firmada por un juez. Independientemente de quién haya enviado el citatorio, los programas nunca deben ignorarlo y NUNCA deben simplemente entregar la información solicitada sin presentar objeciones y tomar medidas de protección. La respuesta adecuada variará y dependerá de varios factores.

¿Es un citatorio judicial una “orden judicial”? En la mayoría de los casos, la respuesta es no. Los programas NUNCA deben limitarse a entregar la información en respuesta a un citatorio judicial.

Preparación para un citatorio judicial

Los programas deben hacer varias cosas antes de recibir un citatorio judicial: 

1.    Establecer buenas políticas y procedimientos para el mantenimiento, la conservación y la eliminación de archivos. Recuerde que, a menudo, menos es mejor. Cuantos más datos de los clientes recopile, mayores serán los riesgos de confidencialidad para las víctimas. La mejor práctica por seguir para la recopilación de datos es recopilar y conservar la mínima cantidad de información que necesite su agencia para prestar servicios centrados en las víctimas. Puede encontrar información general sobre la conservación de datos en:www.techsafety.org/retention

2.    Elabore una política por escrito que aborde cómo responder a las citaciones judiciales y capacite a todo el personal en esos procedimientos. La política debe incluir:

• Directrices generales sobre cómo responderá el programa.

• Instrucciones para notificar de inmediato al director ejecutivo o gerente que se ha recibido un citatorio judicial.

• La designación de un miembro del personal (a menudo el director ejecutivo) que se considere el “guardián de los registros”. Esta es la persona responsable del mantenimiento de todos los registros del programa y de los clientes, así como de responder formalmente a un citatorio judicial para obtener registros.

• El proceso para comunicarse con la persona cuya información se solicita y determinar qué desea que el programa haga con su información. Esto debe incluir:

  • Identificar si la persona es o ha sido cliente del programa.

  • Determinar si existe un método seguro conocido para ponerse en contacto.

  • Identificar quién del programa se pondrá en contacto.

  • Informar a la persona de la solicitud qué información se ha solicitado, todas las opciones posibles para responder y las posibles consecuencias.

• El proceso para garantizar el consentimiento informado real de una persona sobreviviente que desea que el programa comparta la información. Se debe informar plenamente a las personas sobrevivientes de las posibles consecuencias de la divulgación y se debe decidir el método para obtener una autorización por escrito para divulgar la información.

• El proceso para poner a la persona en contacto con asesoramiento legal, si es necesario.

3.    Establecer una relación con un abogado local que comprenda las restricciones de confidencialidad impuestas por los privilegios y las leyes federales, estatales y legales, y que, idealmente, esté dispuesto(a) a ayudar al programa de forma gratuita o a un costo reducido. Los programas también pueden solicitar materiales para apoyar a los abogados de su zona al Confidentiality Institute enviando un correo electrónico a alicia@confidentialityinstitute.org.

4.    Establecer relaciones de colaboración con otras organizaciones y organismos comunitarios, como las fuerzas del orden, los organismos de protección de la infancia, las autoridades de vivienda, etc.  Es importante comprender que las relaciones de colaboración no implican el intercambio automático de información sobre las personas sobrevivientes. De hecho, es todo lo contrario.  Todos los socios comunitarios deben recibir formación sobre las obligaciones de confidencialidad del programa y saber que los programas no divulgarán información a menos que la persona sobreviviente lo desee y complete una autorización por escrito. 

Responder a un citatorio judicial

Los programas que hayan recibido un citatorio judicial NUNCA deben entregar la información sin más, sino que siempre deben ponerse en contacto con su abogado para obtener asesoramiento legal. La respuesta no será la misma en todos los casos, sino que dependerá de varios factores, entre ellos:

1.    ¿El citatorio está firmado por un juez u otro funcionario judicial?

a.      De lo contrario, es probable que no se trate de una orden judicial conforme a la legislación local y, por lo tanto, no constituiría una excepción a las obligaciones de confidencialidad establecidas por la VAWA, por lo que no se debería divulgar ninguna información en virtud de dicho citatorio.

      i.     ¡No se debe ignorar el citatorio!

      ii.     El programa puede responder llamando o escribiendo al abogado que la emitió y solicitando que se retire el citatorio, explicando los requisitos de confidencialidad. No se debe proporcionar ninguna información al abogado, ni siquiera si la persona sobreviviente fue o es cliente del programa. Si no se retira el citatorio, el programa debe estar preparado para impugnar su validez ante los tribunales.

b.    Ejemplo de texto para ponerse en contacto con el abogado: “Hemos recibido un citatorio para obtener información sobre [nombre que figura en el citatorio]. No podemos decirle si hemos trabajado con esa persona, pero sí podemos decirle que tenemos obligaciones de confidencialidad en virtud de [describa las protecciones aplicables]. Solo compartimos información cuando la persona nos lo solicita”.

c.     En raras ocasiones, un citatorio puede estar firmado por un juez o un funcionario judicial. En estos casos, el programa puede llamar al abogado que la ha emitido para obtener más información sobre las circunstancias que rodean el citatorio, pero también debe estar preparado para comunicarse con el tribunal mediante una petición u otros documentos judiciales.

2.     ¿El programa está trabajando actualmente con la persona sobreviviente cuya información se solicita o tiene alguna forma de ponerse en contacto con ella?

a.     El programa siempre debe intentar ponerse en contacto con la persona sobreviviente para notificarle que ha recibido el citatorio, si puede hacerlo de forma segura. Recuerde que la información pertenece a la persona sobreviviente, quien tiene derecho a decidir quién la obtiene y cómo debe responder el programa. 

      i.     Aunque es poco frecuente, es posible que un citatorio judicial sea una orden judicial que incluya un mandato que prohíba al programa notificar a la persona cuya información se solicita. Si el programa recibe un citatorio judicial de este tipo, deberá consultar con su abogado antes de comunicarse con la persona sobreviviente.

       ii.     Incluso si no sabe cómo ponerse en contacto con la persona sobreviviente, es posible que el abogado que emitió el citatorio esté en contacto con ella. Sin revelar nunca ninguna información sobre la persona sobreviviente, puede alertar a ese abogado sobre la importancia de ayudarle a ponerse en contacto con la persona cuya información se solicita en el citatorio.

• Ejemplo de lo que se le puede decir al abogado que emitió el citatorio: “Solo revelamos información cuando una persona nos lo solicita por escrito. Si está en contacto con la persona identificada en este citatorio, ¿podría darle nuestra información de contacto por si desea hablar con nosotros sobre su citatorio?”

b.    Si no se puede localizar a la persona sobreviviente, el programa sigue teniendo la obligación de impugnar el citatorio. Si las conversaciones informales con el abogado que emitió el citatorio no dan resultado, el programa debe estar preparado para presentar una petición de anulación o para invalidar la orden. Una petición de anulación (Motion to Quash) es el nombre técnico de una petición que solicita a un juez que cancele un citatorio. Una razón común para cancelar un citatorio es que solicita información que la persona solicitante no está autorizada a pedir, como información protegida por la ley de privilegio o secreto profesional.

c.     Si se puede hablar con la persona sobreviviente, explíquele cuidadosamente su derecho a que el programa impugne el citatorio y descríbale cualquier limitación de confidencialidad que pueda tener el programa. Explíquele a la persona sobreviviente cómo puede aparecer su información en los registros judiciales, quién podría acceder a ella y por cuánto tiempo otras personas podrían tener ese acceso.

       i.     Si la persona sobreviviente no desea que se divulgue la información, el programa tiene la obligación de impugnar el citatorio presentando una petición de anulación. El programa debe explicar el proceso a la persona sobreviviente y asegurarse de que comprenda que, si la petición no tiene éxito, el programa puede aplazarla en la medida de lo posible, pero es posible que un tribunal le obligue a divulgar cierta información. Si la petición no tiene éxito y el tribunal ordena al programa que divulgue la información, el programa debe considerar la posibilidad de presentar un recurso ante un tribunal superior.

        ii.     Si la persona sobreviviente desea que se divulgue la información, el programa debe explorar con ella cómo se puede divulgar:

• Si el propio abogado de la persona sobreviviente está buscando la información, generalmente es mejor retirar el citatorio (porque eso le indica a la parte contraria que la información está disponible) y discutir con la persona sobreviviente la mejor manera de hacer llegar su información a su abogado.

• Si es un adversario quien solicita la información y la persona sobreviviente desea que el programa la facilite, la persona sobreviviente debe completar una autorización por escrito, informada y con límite de tiempo para la divulgación de la información, y el programa solo debe divulgar la información específica detallada en dicha autorización y prepararse para impugnar la solicitud del citatorio de cualquier otra información (si es necesario).

Para obtener orientación sobre cómo discutir el consentimiento informado, consulte las Instrucciones para la persona defensora de la divulgación de información y la Plantilla de divulgación de información.

3.    ¿Qué pasa si el programa ya no tiene la información solicitada?

a.     El programa no puede confirmar ni negar si tiene la información solicitada, ya que eso confirmaría que ha trabajado con la persona sobreviviente.

b.    El programa puede llamar o escribir al abogado que emitió el citatorio y utilizar este modelo de respuesta: “Usted ha solicitado información de hace dos años. La confidencialidad me prohíbe confirmar si sabemos quién es esta persona, pero puedo decirle que nuestra política es destruir todos los archivos después de un año. Por lo tanto, es poco probable que tengamos algo relacionado con alguna persona de hace dos años. ¿Desea retirar su citatorio?”

4.    ¿Qué pasa si el programa nunca prestó servicios a la persona sobreviviente?

a.     El programa no puede confirmar ni negar si ha trabajado con un cliente. Si el programa niega haber trabajado con una persona en algunos casos, entonces la negativa a confirmar o negar en otros casos se convierte en una confirmación en sí misma. Es importante que el programa tenga una respuesta coherente en la que afirme que no puede confirmar ni negar si ha trabajado con un cliente.

b.    A menudo, el citatorio y el caso judicial proporcionan información sobre cómo ponerse en contacto con la persona. El programa puede llamar al abogado de la persona, decirle que ha recibido un citatorio relacionado con ella y pedir hablar directamente con la persona sobre el citatorio.

     i.     La persona puede dar su consentimiento para revelar que el programa nunca le prestó servicios.

c.     El programa debe impugnar las citaciones para obtener información, incluso cuando el programa nunca haya prestado servicios. Esta impugnación educa al sistema legal sobre la confidencialidad del programa. La reputación de proteger enérgicamente la información hará que los abogados se lo piensen dos veces antes de volver a citar al programa.  

Resumen

Para que los programas puedan prestar los mejores servicios a las personas sobrevivientes de la trata de personas, es fundamental mantener la confidencialidad de su información. Recuerde que la información pertenece a la persona sobreviviente, no al programa. La persona sobreviviente conserva el derecho de elegir cuándo, cómo y qué información personal se compartirá, o no se compartirá, y con quién. Las agencias y los defensores son responsables de respetar y honrar los deseos de la víctima y de salvaguardar cualquier información de la persona sobreviviente que recopilen o conserven. Para obtener recursos adicionales sobre la protección de los datos de las sobrevivientes, visite el Conjunto de herramientas para agencias.